Maßnahmenplan bei Personalengpässen

 

Handlungsplan bei Personalausfällen im Ev. Kindergarten Ebernburg (Auszug, Stand: 12/2018)

 

Das Problem

Personalausfälle, geplant z.B. durch Urlaub und  Fortbildung, insbesondere aber unvorhergesehene Ausfälle durch kurzfristige Erkrankungen,  stellen auch in unserem Kindergarten eine fortwährende Herausforderung dar. Vieles kann durch flexibles Reagieren im Team aufgefangen und gemeistert werden. Darüber hinaus ist es für uns notwendig und hilfreich - entsprechend dem  Grad der Notsituation - nach einem strukturierten Handlungsplan vorzugehen. Ziel des Planes ist es, in einer konkreten Not-Situation handlungssicher, transparent und nachvollziehbar verfahren zu können.

Es ist auch in Notsituationen unser Anspruch,  dass Abstriche in der Betreuungsqualität  möglichst vermieden werden und dass diejenigen im Team, die nicht ausfallen, nicht über alle Maßen belastet werden. Bei der Beurteilung von Notsituation gilt als Orientierungsgröße die Mindestanwesenheit zur Sicherstellung der Aufsichtspflicht.

 

Vorfeldmaßnahmen

 

Eine der Grundlagen für die Wirksamkeit unseres Handlungsplanes sehen wir in einer guten Personalsteuerung. Abfragen nach dem tatsächlichen Betreuungsbedarf im Umfeld von Feiertagen und Schulferien werden wir zukünftig verstärken, um den Personaleinsatz weiterhin angemessen und effektiv zu gestalten und um auf diesem Weg Flexibilitätsressourcen für Notsituationen zu verstärken. Auch bis zu 30 angekündigte Schließtage pro Jahr sehen wir in diesem Zusammenhange als ein Instrument.  Bereits bei der Anmeldung ihrer Kinder werden Eltern klar darauf hingewiesen, dass wir als Einrichtung keine 100%-Betreuung gewährleisten können, sondern eine  unterstützende Funktion einnehmen und dass es wichtig und die Verantwortung der Eltern ist, sich um die Betreuungssicherung im Fall von Einschränkungen des Betreuungsangebotes unserer Kindertagesstätte zu kümmern.

 

Vorgehen und konkrete Maßnahmen bei personellen Engpässen

Notsituationen müssen im Einzelfall bewertet werden bevor entsprechende Schritte eingeleitet werden.  Der Ausfall einer Fachkraft wird durch interne Absprachen bezüglich Früh- und Spätdienst, Veränderung von Pausenregelungen oder Tausch von Dienstzeiten kompensiert.

 

Darüber hinaus gliedern wir die Notfallsituationen in drei Stufen, die sich meist durch das Fehlen von zwei, drei oder vier (und mehr) Fachkräften  zeigen. Die jeweils daraus folgenden Maßnahmen werden entsprechend  der Notfallstufe zwischen Leitung/Team und Träger (ggfls. unter Einbeziehung der Fachberatung) vereinbart ,  ab Stufe II mit dem Elternausschuss entsprechend kommuniziert und mit dem Jugendamt abgestimmt.

 

Vorgehensweise bei Notfallstufe I (zwei bis drei Fachkräfte fehlen)

- Teamabsprachen für Früh- und Spätdienste

- Veränderung von Pausenregelungen

- Tausch von Dienstzeiten

- Nutzung von Vorbereitungszeiten für Betreuungsdienst

- Absprachen zu und Anordnung von Mehrarbeit

- Zusammenlegung von Gruppen bei reduzierter Kinderzahl

- Modifikation, Verschieben oder Streichen geplanter Projekte und Vorhaben

- Einsatz externer Vertretungskräfte

 

Vorgehensweise bei Notfallstufe II (drei bis vier Fachkräfte fehlen)                      

- die Maßnahmen nach Stufe I werden ausgeschöpft, zusätzlich:

  • Absage von Fortbildungen
  • Fachkräfte im Urlaub werden angefragt
  • Urlaubssperre für neuen Urlaub
  • Eltern werden gebeten Kinder möglichst zuhause zu betreuen oder zumindest möglichst früh abzuholen
  • Verschiebung von Eingewöhnungen
  • Eltern, Pfarrerin u.a. Mitarbeitende der Gemeinde werden als unterstützende Helfer*innen angefragt
  • Schließung von Gruppen und Einrichtung einer Notgruppe

 

Vorgehensweise Notfallstufe III (es fehlen 50% und mehr der Fachkräfte)

  • alle Maßnahmen der Stufen I und II werden ausgeschöpft, zusätzlich
  • Verkürzung der Öffnungs- und Betreuungszeiten
  • Stopp von Eingewöhnungen
  • Schließung von Gruppen, Einrichtung einer Notbetreuung
  • Vorübergehende Schließung der Einrichtung

Wichtig ist uns, dass alle Maßnahmen entsprechend der bestehenden Gesetze, Vorschriften und Ordnungen transparent und beteiligungsorientiert (Team, Eltern, Elternausschuss, Träger, Fachberatung, Jugendamt) vereinbart und umgesetzt werden. Insbesondere bei der notwendigen Verringerung der Öffnungszeiten, Schließung von Gruppen oder der Einrichtung und Eingewöhnungsstopp  werden Stadt- und Landesjugendamt einbezogen.

 

 

Bad Kreuznach (Ebernburg), Dezember 2018